L’administrateur de copropriété

En règle générale, le règlement d’administration et d’utilisation prévoit qu’une telle décision doit être prise par plus de la moitié des voix exprimées des propriétaires présents ou représentés, chacun disposant d’une voix et cela quand bien même un copropriétaire serait propriétaire de plusieurs lots de PPE.
Toutefois, il se peut que le règlement de copropriété en décide autrement et attribue une voix par lot, à ce stade il est donc recommandé de contrôler dans votre règlement ce que ce dernier stipule.

Mission de l’administrateur

L’administrateur aura pour mission la gestion commune de l’immeuble et la représentation de la communauté à l’égard des tiers :

• Il exécutera notamment tous les actes d’administration commune (exécution des travaux adoptés par l’assemblée des copropriétaires).
• Il répartira les charges et frais communs et aura également la mission de contrôler la bonne exécution des décisions prises par la copropriété (PPE) et le respect des éventuels règlements régissant la copropriété.
• Il devra également prendre les mesures urgentes pour réparer ou empêcher un dommage et réceptionnera les notifications adressées à la communauté des propriétaires d’étages.
• Il informera et renseignera les copropriétaires sur les différents points de la copropriété.
• Il décidera également de l’opportunité et du moment de la tenue d’une assemblée des propriétaires d’étages.

Cependant, sauf avis contraire du règlement de la copropriété, une assemblée ordinaire des copropriétaires devra se tenir au moins une fois par année et ce, dans un délai de six mois dès la date de bouclement des comptes.

La mission ainsi que la liberté d’action de l’administrateur sont définies par le règlement de la copropriété ainsi que par les articles 712 et suivants du Code civil.

Les attributions de l’administrateur

Les attributions confiées à l’administrateur de la copropriété sont notamment les suivantes :

• L’exécution de tous les actes d’administration commune, conformément aux dispositions de la loi, du règlement ainsi qu’aux décisions de l’assemblée des propriétaires d’étages (art. 712s al. 1 CC);
• La prise de mesures urgentes requises pour empêcher ou réparer un dommage aux parties communes de l’immeuble (art. 712s al. 1 CC);
• La surveillance de l’état des bâtiments, des installations, des services généraux (énergie, chauffage, eau, etc.) et autres constructions de la propriété par étages ;
• a proposition de mesures d’entretien, de réparation et de renouvellement à l’assemblée des propriétaires d’étages ;
• Le paiement des factures courantes concernant la communauté des propriétaires d’étages, en particulier : le paiement des impôts compris dans les charges communes, des primes d’assurances communes, du salaire du concierge, des contributions d’eau et d’électricité à l’usage commun, du combustible, des réparations aux parties communes et des dépenses d’entretien de celles-ci ;
• L’imposition du respect du règlement et de la loi dans l’utilisation des parties communes ou privées de la propriété par étage (art. 712s al. 3CC) ;
• La prise de sanctions en cas de violation de la loi ou du règlement;
• Dans le cadre du budget, l’engagement du concierge ou d’autres personnes auxiliaires (jardinier, sécurité etc.), la définition de leur cahier des charges, la fixation de leur rémunération, leur direction et leur licenciement ;
• La représentation de la communauté des propriétaires d’étages envers des tiers, des autorités ou les propriétaires d’étages eux-mêmes (art.712t al. 1CC) ;
• La décision relative à d’éventuelles procédures judiciaires sommaires (art.712t al.2 CC), y compris le choix d’un mandataire professionnel ;
• La tenue de la comptabilité et, le cas échéant, les contacts nécessaires avec le réviseur ;
• La présentation, à l’Assemblée des propriétaires d’étages, d’un rapport de gestion et de la comptabilité (bilan, compte d’exploitation et budget) ;
• La proposition à l’Assemblée des propriétaires d’étages de la répartition des frais et charges communs, de la fixation des contributions annuelles ainsi que des versements au fonds de rénovation ;
• La soumission à l’assemblée des projets de travaux de construction à entreprendre ainsi que d’éventuelles procédures judiciaires ordinaires à engager ;
• L’encaissement des contributions aux frais et charges communs et des versements au fonds de rénovation, y compris une éventuelle réquisition d’inscription de l’hypothèque légale (art. 712i CC) ou du droit de rétention (art. 712k CC) ;
• La gestion diligente de tous les fonds et éléments patrimoniaux qu’il détient au nom de la communauté des propriétaires d’étages, notamment le placement séparé de son propre patrimoine (Veillez toujours à ce que votre copropriété dispose de comptes bancaires établis à son nom) ;
• La conclusion des contrats d’assurance ou d’entretien relatifs aux parties communes louées à des tiers ou à des propriétaires d’étages ;
• La conservation d’une documentation complète sur la propriété par étages (acte constitutif, contrats divers, procès-verbaux, pièces justificatives, quittance, etc.) ;
• L’information des propriétaires d’étages en cas de courrier concernant la communauté des propriétaires d’étages ou sur demande de chaque propriétaire d’étages ;
• Les renseignements aux propriétaires d’étages sur des questions d’intérêt commun et la signalisation immédiate d’éventuels défauts sur des parties communes suite à des travaux de construction et la mise en œuvre des droits sur la garantie pour les défauts ;
• La convocation et la présidence de l’Assemblée des propriétaires d’étages.

Dans le cas de la décision d’organiser une assemblée des copropriétaires, le règlement de copropriété peut prévoir des circonstances concrètes qui permettent d’exiger la tenue d’une assemblée.  En effet, selon les circonstances et le degré d’urgence, l’administrateur peut convoquer une assemblée générale extraordinaire. Les copropriétaires peuvent également demander une assemblée générale extraordinaire pour autant que la demande émane d’un cinquième des copropriétaires, dans ce cas les copropriétaires communiqueront également les points devant figurer à l’ordre du jour.

L’administrateur représente la communauté et les copropriétaires envers les tiers pour toutes les affaires qui relèvent de l’administration commune et entrent dans ses attributions. Sauf en procédure sommaire, l’administrateur ne peut agir en justice comme demandeur ou défendeur sans autorisation préalable de l’assemblée des copropriétaires, sous réserve des cas d’urgence pour lesquels l’autorisation peut être demandée ultérieurement.

Les déclarations, sommations, jugements et décisions destinés à l’ensemble des copropriétaires peuvent être notifiés valablement à l’administrateur, à son domicile ou au lieu de situation.

De par la mission qui lui est confiée, un administrateur de copropriété doit bénéficier de qualités humaines et de connaissances techniques et juridiques ainsi que d’une formation continue pour pouvoir gérer de façon optimale votre copropriété.

Pour toutes questions vous pouvez nous joindre par téléphone au 021 729 00 00 ou par e-mail à info@st-clerc.ch.

Le service qualité 48 heures

Pour que tout fonctionne à merveille, il ne vous reste plus qu’à vous adjoindre les services d’un administrateur qui maîtrise parfaitement les rouages de la copropriété et saura éviter les écueils dans le seul but de rendre la vie de votre copropriété des plus agréables.

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